Polityka prywatności

1. Administrator danych i kontakt

Operatorem platformy i strony internetowej Identity Manager oraz podmiotem wskazanym do kontaktu w sprawie przetwarzania danych w ramach własnej działalności jest Identity Manager (dalej: „Operator”).

W przypadku realizacji usług na zlecenie klienta odpowiedzialność za dane osobowe, w tym role administratora i podmiotu przetwarzającego, zależy od celu i uzgodnionego zakresu współpracy.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzania zależy od tego, czy odwiedzasz stronę, kontaktujesz się z Operatorem, korzystasz z konta, czy uruchamiasz integracje. Obejmuje on:

• Dane kontaktowe i konta: imię, nazwisko, adres e-mail, nazwę organizacji, identyfikator użytkownika, ustawienia konta i historię zgłoszeń.
• Dane techniczne: adres IP, datę i godzinę żądania, informacje o przeglądarce, logi dostępu i zdarzenia bezpieczeństwa.
• Dane związane z obecnością w internecie: nazwy marek i podmiotów, adresy URL, publikacje, wzmianki, wyniki wyszukiwania, publiczne metadane oraz dane niezbędne do ich analizy.
• Dane integracji: identyfikatory połączonych usług, udzielone uprawnienia, tokeny OAuth oraz informacje pobierane z integracji aktywowanych przez użytkownika.
• Dane poczty: w przypadku połączenia Gmaila — dane opisane szczegółowo w sekcji 4.

3. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Przetwarzamy dane w celu udostępniania i obsługi usług Identity Manager oraz kont użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), komunikacji i obsługi zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), zapewnienia bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), realizacji obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a gdy jest to właściwe — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane o podmiotach i publikacjach internetowych analizujemy w zakresie związanym ze świadczeniem zamówionych usług. Publiczna dostępność informacji nie wyłącza ochrony danych osobowych ani obowiązku ustalenia właściwej podstawy ich przetwarzania.

4. Integracja Google, Gmail i OAuth

Identity Manager przewiduje opcjonalne połączenie skrzynki Gmail za pomocą Google OAuth 2.0. Użytkownik sam uruchamia połączenie i nadaje uprawnienia na ekranie zgody Google. W zakresie pozwalającym na dostęp do poczty aplikacja może korzystać z protokołu IMAP z uwierzytelnianiem OAuth w celu pobierania i organizowania wiadomości związanych z obsługą obecności w internecie.

Dostęp techniczny przyznany przez Google może obejmować zawartość skrzynki udostępnionej przez użytkownika. Dane dostępne w ramach tej integracji mogą obejmować adres konta, identyfikatory wiadomości, nadawcę, odbiorców, temat, daty, nagłówki, treść wiadomości, załączniki, informacje o folderach oraz tokeny służące utrzymaniu autoryzacji.

Sposób wykorzystania: dane są wykorzystywane do udostępnienia funkcji związanych z odczytem, porządkowaniem i obsługą korespondencji na potrzeby usług Identity Manager. Przetwarzanie obejmuje operacje niezbędne do działania integracji oraz funkcji uruchomionych przez użytkownika.

Przekazanie danych dostawcom infrastruktury lub podmiotom wspierającym działanie usługi może nastąpić wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji funkcji aplikacji i na odpowiednich warunkach ochrony danych. Dostęp osób obsługujących usługę do treści poczty jest ograniczony do przypadków dozwolonych przez obowiązujące zasady Google i przepisy prawa.

Możesz odłączyć konto w aplikacji (jeśli dostępna jest taka funkcja) lub cofnąć uprawnienia w ustawieniach konta Google. Cofnięcie uprawnień zatrzymuje nowy dostęp z użyciem cofniętej autoryzacji; w celu usunięcia wcześniej pobranych danych napisz na kontakt@emsdesign.eu.

5. Źródła danych dotyczących widoczności online

Informacje mogą pochodzić od użytkownika, z materiałów przekazanych przez klienta, ze źródeł publicznie dostępnych, w tym witryn i publikacji internetowych, oraz z wyraźnie włączonych integracji. Przy przetwarzaniu danych osób, których informacje nie pochodzą bezpośrednio od nich, stosujemy odpowiednie obowiązki informacyjne wynikające z RODO, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

6. Udostępnianie danych i odbiorcy

Dane mogą być powierzane podmiotom zapewniającym hosting, infrastrukturę IT, utrzymanie systemów, bezpieczeństwo i obsługę poczty, wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji tych zadań. Nie sprzedajemy danych osobowych ani danych Gmail pośrednikom danych czy reklamodawcom.

Jeżeli określona usługa wymaga przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, transfer następuje wyłącznie przy zapewnieniu właściwej podstawy prawnej i odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

7. Okres przechowywania i usuwanie danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do świadczenia usługi, utrzymania konta, obsługi zgłoszeń, spełnienia obowiązków prawnych lub zabezpieczenia uzasadnionych roszczeń. Po ustaniu celu przetwarzania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że obowiązujące przepisy wymagają ich dalszego zachowania.

Dane pozyskane z Gmaila oraz tokeny autoryzacyjne są przechowywane tylko tak długo, jak są potrzebne do realizacji aktywowanych funkcji, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i zasad obsługi kopii zapasowych. Wyłączenie integracji kończy dalsze pobieranie przy użyciu cofniętego dostępu; usunięcia zgromadzonych wcześniej wiadomości i innych danych można zażądać przez kontakt@emsdesign.eu.

Bezterminowe obowiązywanie niniejszej polityki nie oznacza bezterminowego przechowywania danych osobowych.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach wynikających z RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją cofnąć bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Żądania realizacji praw i prośby o usunięcie danych przesyłaj na kontakt@emsdesign.eu. Przysługuje Ci także prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Cookies i dane techniczne strony

Publiczna strona informacyjna Identity Manager udostępniana w niniejszym pakiecie jest statyczna. Nie zawiera narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych ani skryptów służących profilowaniu odwiedzających. Serwer hostingowy może automatycznie zapisywać logi niezbędne do działania i bezpieczeństwa serwisu. Mechanizmy cookies występujące w przyszłych funkcjach aplikacji będą wymagały odpowiedniego informowania użytkowników.

10. Bezpieczeństwo danych

Operator wdraża środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyk związanych z przetwarzaniem. Środki te obejmują ochronę dostępu do systemów i kont, ograniczanie uprawnień, stosowanie bezpiecznych połączeń oraz obsługę zdarzeń bezpieczeństwa. Osoby i podmioty uzyskujące dostęp do danych powinny działać wyłącznie na odpowiedniej podstawie i w zakresie wymaganym do realizacji obowiązków.

11. Obowiązywanie i aktualizacje

Polityka obowiązuje od 30 października 2026 r. na czas nieokreślony, do jej zmiany lub zastąpienia kolejną wersją. Aktualizacje związane ze zmianą funkcji, integracji albo przepisów będą publikowane na tej stronie. Jeżeli zmieni się sposób wykorzystywania danych Google, użytkownicy zostaną poinformowani, a w sytuacjach wymaganych przez zasady Google lub prawo zostaną poproszeni o nową zgodę.